Melhores Práticas para a Gestão
e o Ministério de Contas a Receber
Contas em atraso ameaçam nossa capacidade de custear as operações, de atender a folha de pagamento e de investir em oportunidades de crescimento. Os pagamentos atrasados criam um efeito dominó em nossos clientes, perpetuando um ciclo indesejável que prejudica nosso testemunho como Cristãos.
Nossas práticas de extensão de crédito e cobrança de recebíveis influenciam a saúde de nossos BaaMs (Negócio como Ministério). A gestão exige uma rigorosa cobrança de crédito e práticas de fluxo de caixa para manter os outros responsáveis, para otimizar os fluxos de trabalho, para respeitar nossos fornecedores e clientes, e para ser uma luz quando as dificuldades afetarem a estabilidade financeira.
Evite Contas Prolongadas
Relações de negócios vêm com a expectativa de que cada parte cumprirá o seu compromisso. Muitas empresas sofrem com clientes que atrasam pagamentos, exigindo uma abordagem sistemática para garantir crédito e cobrar recebíveis. Assim como o Antigo Testamento oferece princípios a serem seguidos para o desenvolvimento humano, termos contratuais claros com nossos parceiros permitem que ambas as empresas prosperem. A falta de planejamento, a má administração ou a falta de foco na função das contas a receber podem causar consequências indesejadas.
6 Falhas/Erros comuns:
-
Demorar em tratar com clientes com pagamentos em atraso.
-
Falta de responsabilidade do encarregado em monitorar o índice financeiro estabelecido.
-
Dar permissão para a área comercial ultrapassar os limites de crédito, resultando em perdas por causa de risco de crédito ruim.
-
Negligenciar o treinamento da equipe sobre como lidar com clientes com pagamento em atraso.
-
Alocação incorreta de pagamentos, confundindo quais estão pendentes.
-
Prazos inadequados para cobrança, faturamento ou crédito.
Realizar cobrança é um ato delicado de equilíbrio. Devemos monitorar o comportamento variável de pagamento e o cenário econômico enquanto desenvolvemos relações positivas com os clientes e avançamos com a missão de nossa empresa. Como regra geral, receber pagamento dentro de 90 dias é fundamental.
Estratégias para Melhorar as Contas a Receber:
Aprove clientes criteriosamente – Estabeleça políticas claras e concisas para conceder crédito a clientes que podem garantir o empréstimo.
Ofereça opções de pagamento – Quanto mais opções e incentivos fornecer, maior a probabilidade de seu cliente pagar pontualmente.
Mantenha cadastro de clientes – Prazos, informações de contato e financeiras devem ser atualizados e precisamente refletidos em sistemas de faturamento e cobrança.
Fature imediatamente – Um processo de faturamento que privilegia estratégias, como automação, geração de faturamento e respectivos relatórios, sistemas de faturamento eletrônico, relatórios de exceção e portal de clientes, garante que faturas corretas sejam enviadas prontamente.
Conheça e monitore índices de Contas a Receber – Priorize clientes por Valor em Risco e Prazo Médio de Recebimento e estabeleça um processo sequencial de ações em caso de inadimplência.
Mais do que um Mal Necessário
O C12 repete o mantra “sem margem, sem missão”, uma frase criada por uma freira para expressar que instituições guiadas por uma missão precisam mais do que caridade para serem financeiramente sólidas. Tal perspectiva pode gerar a percepção do processo de Cobrança como um mal necessário. As Escrituras fornecem um antídoto imediato, instando-nos a vencer o mal com bem. De acordo com a ideologia da Matriz de Avaliação de 5 Pontos, toda dimensão dos negócios, até mesmo sub-processos, como gestão de fluxo de caixa, é moldada por nossa missão e apresenta uma oportunidade ministerial.
Evitando um Falso Evangelho
O nosso silêncio com devedores fala alto ao nossos funcionários. Cristãos podem considerar postergar medidas de cobrança como forma de benevolência, mas falhar em manter os clientes responsáveis evidencia um falso Evangelho que pode afetar nossa própria empresa, não apenas o pagador. Nossas práticas de cobrança devem estar alinhadas com nossos valores organizacionais e estar isentas de culpa, vergonha e de táticas ameaçadoras. A opção onerosa de terceirizar para uma agência de cobrança ou advogado, é um último recurso e diminui a possibilidade de fazer negócio futuro com aquele cliente.
Cristãos correm o risco de cair em duas valas com relação a Contas a Receber e Contas a Pagar, e nenhuma delas glorifica a Deus:
O medo de prejudicar os relacionamentos, manchar o testemunho cristão ou de perder futuros negócios pode gerar comportamentos que verdadeiramente nos custam todos os três a longo prazo. De forma ideal, a mentalidade BaaM se presta à construção de relacionamentos e continuidade ministerial, reconhecendo a eterna recompensa muito além de um simples pagamento.
Demonstrando o Verdadeiro Evangelho
Por trás de cada dívida e devedor há uma história. Embora não possamos perdoar todas as dívidas, o processo de cobrança nos dá a oportunidade de manifestar a bondade de Deus e Sua misericórdia. Podemos demonstrar formas de piedade dispensando advogados e cobradores, aproximando-nos de nossos clientes e entendendo por que estão devedores. Podemos nos posicionar para ajudar.
Nossa fé é irradiada quando escolhemos resolver conflitos de forma pacífica e misericordiosa diante de flagrante relutância ou dificuldades persistentes. Em vez de assediar devedores, podemos nos destacar gerenciando conversações das seguintes formas:
-
Faça uma abordagem proativa. Persistência e consistência reduzem níveis de inadimplência e perdas. Um processo proativo e executado a tempo começa no primeiro dia em que uma fatura fica pendente.
-
Torne pessoal o processo de cobrança. Em vez das notificações automáticas de costume, que jorram em uma série gradual de avisos formais, use uma abordagem pessoal ligando para o Contas a Pagar do cliente.
-
Presuma boa intenção. Antes de considerar o atraso intencional no pagamento, presuma boas intenções e faça perguntas esclarecedoras. (Há uma crise? Há alguma confusão? O contrato está claro?)
-
Deixe de lado o ego. O maior poder de um cobrador não está na habilidade de provocar, mas na capacidade de exercer influência positiva, empregando linguagem colaborativa.
-
Controle o seu tom. Clientes, que percebem cooperação e soluções que beneficiam ambas as partes, ficam mais predispostos a discutir questões financeiras, conduzindo à resolução em tempo oportuno.
-
Defina um limite. Fazer perguntas investigativas ajudará a determinar se é confiável que o devedor quer resolver a dívida.
A Disposição e a Capacidade de Pagar
Cada um de nossos cenários específicos para cada cliente tem diferentes implicações e justifica diferentes aspectos. Para cada cenário, nossas empresas podem alavancar os recursos disponíveis e buscar a restauração financeira enquanto preservam relacionamentos favoráveis e proclamam o amor e a Verdade. Mike Sharrow, CEO do C12, oferece maneiras de expressar a Verdade e a Graça do Evangelho aos clientes, de acordo com sua disposição e capacidade de pagamento.
Você vê 'Contas a Pagar' e 'Contas a Receber', como elementos de sua jornada BaaM da mesma forma que as iniciativas de vendas, ministério ou cultura?
Construir um Grande Negócio para um Grande Propósito é a viagem, não o destino. Nós nos reunimos em fóruns mensais para buscar desafios, agarrar oportunidades e desenvolver planos estratégicos juntos. Junte-se a nós no próximo mês enquanto aprimoramos nossa disciplina BaaM em tópicos como este.